Какие бизнес-процессы стоит автоматизировать в первую очередь
Как выбрать первый процесс для автоматизации: признаки удачного кандидата, понятные категории процессов и почему разумнее начать с небольшого и частого, а не с самого сложного.
Когда в компании решают что-то автоматизировать, обычно смотрят на самый крупный и болезненный процесс. Это логично, но на старте почти всегда неудачный выбор: крупный процесс сложнее описать, в нём больше исключений, и первый результат появляется нескоро. Ниже — как выбрать процесс, с которого стоит начать, чтобы быстрее увидеть эффект и понять, как автоматизация работает в вашей компании.
Почему не стоит начинать с самого большого процесса
Большой процесс — это много участников, много развилок и много частных случаев. Пока его целиком опишут и согласуют, проходит недели. Любая ошибка в такой автоматизации заметна и дорого стоит. А главное — по нему трудно быстро понять, окупается ли подход вообще.
Небольшой, частый и понятный процесс даёт обратную связь за дни. На нём видно, как считается эффект, где возникают сложности с данными и что нужно от команды. После этого за крупные процессы браться и проще, и безопаснее.
Что делает процесс удачным первым кандидатом
Считаем, что каждый из процессов в вашем списке в принципе созрел для автоматизации — это отдельная проверка, она разобрана в материале как понять, что процесс пора автоматизировать. Здесь вопрос другой: с какого из них выгоднее начать. Хороший первый кандидат — тот, что даёт быстрый и понятный результат:
- Небольшой и обозримый. Его можно описать целиком за пару дней, а не за недели согласований.
- Частый. Повторяется каждый день или несколько раз в неделю — тогда эффект виден почти сразу, а не через квартал.
- С коротким циклом. От запуска до видимого результата — дни, так что быстро понятно, окупается подход или нет.
- Почти без исключений. Идёт по одному сценарию; вариантов «а вот здесь по-другому» мало и они известны.
- Затрагивает клиента. Ускорение здесь заметно снаружи, а не только во внутреннем отчёте.
Чем больше таких свойств совпало, тем быстрее первый проект окупится опытом.
Где обычно находят таких кандидатов
Если смотреть по типам работы, удачные первые кандидаты чаще всего попадают в одну из категорий:
- Входящие заявки и обращения. Приём с сайта или из мессенджера, сбор контакта и сути, передача менеджеру.
- Перенос данных между системами. Из заявки — в CRM, из CRM — в таблицу учёта, из формы — в чат команды.
- Уведомления. Сообщения о новой заявке, оплате, смене статуса, приближении срока.
- Документы. Формирование типовых договоров, счетов, актов по шаблону и данным из системы.
- Отчётность. Регулярные выгрузки и сводки, которые сейчас собирают руками в конце недели или месяца.
- Согласования. Заявки на закупку, отпуск, доступы, скидку — там, где важен маршрут «кто за кем подтверждает».
- Работа с CRM. Создание сделок, простановка задач, напоминания о следующем шаге по правилам.
- Внутренние повторяющиеся операции команды. Регламентные проверки, еженедельная рутина, ручные сверки.
Как выбрать один из нескольких
Если кандидатов набралось несколько, помогает грубая прикидка по четырём вопросам — без баллов и формул:
- Как часто выполняется операция и сколько времени занимает за раз. Частое и небыстрое — впереди редкого.
- Кого затрагивает задержка. Процесс, где ждёт клиент, важнее того, где ждёт внутренний отчёт.
- Насколько процесс устоялся. Если он меняется каждый месяц, автоматизация быстро устареет.
- Сколько в нём исключений. Чем больше «а вот в этом случае по-другому», тем дольше и дороже автоматизация и тем меньше от неё пользы на старте.
Первым берут процесс, который часто повторяется, затрагивает клиента, уже устоялся и почти не имеет исключений.
Почему маленький и частый — часто лучше сложного
Небольшой процесс, который повторяется десятки раз в неделю, за месяц съедает больше суммарного времени, чем громоздкий процесс раз в неделю. Его проще описать целиком, в нём меньше риск ошибки, и результат виден почти сразу. Это как раз то, что нужно на первом шаге: быстрый понятный эффект и опыт, на котором дальше строится всё остальное.
С чего начать разбор
Выпишите 3–5 процессов-кандидатов и прогоните каждый по признакам выше. Для самого подходящего опишите шаги: что происходит, кто участвует, где лежат данные, что получается на выходе. Этой картины обычно достаточно, чтобы понять, что именно автоматизировать и какого эффекта ждать.
Не уверены, за какой процесс браться первым — покажите список, вместе выберем и прикинем, что это даст. Если выбранный процесс пока трудно описать целиком — участники рассказывают о нём по-разному, правила не зафиксированы, — сначала его стоит разобрать на этапе бизнес-анализа, и только понятный процесс отдавать в автоматизацию. Подробнее про сам подход — на странице автоматизации бизнес-процессов.